Code of Conduct – Verhaltenskodex

  • 1. Rechtmäßig und integer Handeln
  • 2. Anwendungsbereich
  • 3. Arbeits- und Soziale Grundsätze
    • 3.1. Diversität und Inklusion
    • 3.2. Verbot von Kinderarbeit
    • 3.3. Verbot von Zwangsarbeit
    • 3.4. Arbeitszeit
    • 3.5 Entlohnung
  • 4. Umwelt und Arbeitssicherheit
    • 4.1. Arbeitssicherheit und Umweltschutz
    • 4.2. Umweltschutz
  • 5. Faires Geschäftsverhalten
    • 5.1. Fairer Wettbewerb
    • 5.2.1. Korruptionsverbot
    • 5.2.2. Angebot und Annahme von Zuwendungen
    • 5.3. Interessenkonflikte
    • 5.4. Geldwäschebekämpfung
  • 6. Umgang mit Informationen
    • 6.1. Vertrauliche Informationen
    • 6.2. Informationssicherheit
    • 6.3. Datenschutz
    • 6.4 Kommunikation in der Öffentlichkeit
    • 6.5 Ordnungsgemäßes Führen von Aufzeichnungen
  • 7. Umgang mit betrieblichem und geistigem Eigentum von AVANTEL
  • 8. Steuern
  • 9. Einhaltung des Verhaltenskodexes
    • 9.1.1. Verantwortung der Mitarbeiter
    • 9.1.2. Verantwortung der Führungskräfte
    • 9.2.1. Meldepflicht für Verstöße
    • 9.2.2. Direkte Meldung
    • 9.3. Umgang mit gemeldeten Verstößen
    • 9.4. Verstöße und Sanktionen

1. RECHTMÄSSIG UND INTEGER HANDELN

Der Erfolg und das Ansehen von AVANTEL hängen maßgeblich davon ab, dass sich jeder von uns immer rechtmäßig und ehrlich verhält. Wir müssen die Gesetze und Vorschriften, wo immer wir Geschäfte machen, sowie die internen Regeln von AVANTEL in der täglichen Arbeit befolgen und einhalten. Verstöße werden nicht toleriert und können zu schwerwiegenden Konsequenzen für AVANTEL und die Betroffenen führen. Dazu müssen wir die AVANTEL-Werte, insbesondere Integrität, in unserem Verhalten ausleben.

2. ANWENDUNGSBEREICH

Dieser Verhaltenskodex gilt und ist verbindlich für die AVANTEL Hotelreservierung GmbH. Die AVANTEL-Mitarbeiter sind verpflichtet, alle nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um auf die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundregeln hinzuwirken. Dieser Verhaltenskodex ist verbindlich für alle Mitarbeiter der AVANTEL Hotelreservierung GmbH, unabhängig von ihrer Position, Funktion und Beschäftigungsebene.

3. ARBEITS- UND SOZIALE GRUNDSÄTZE

Partnerschaftliche und effektive Zusammenarbeit ist einer unserer Grundwerte. Darauf aufbauend behandeln wir Kollegen, Geschäftspartner und andere Dritte mit Würde und Respekt unter Beachtung der international anerkannten Menschenrechte und handeln in Übereinstimmung mit den folgenden Grundsätzen.

3.1. DIVERSITÄT UND INKLUSION

Wir wertschätzen Diversität und fordern ein Arbeitsumfeld, das die Inklusion aller Mitarbeiter betont. Wir bringen allen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten Respekt entgegen, unabhängig von Geschlecht, ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Religion oder Glauben, gewerkschaftlicher Aktivität, Alter, Behinderung und anderen gesetzlich geschützten Eigenschaften. Mitarbeiter werden auf Grundlage ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten eingestellt und befördert. Wir lehnen jegliches Verhalten ab, das eine beleidigende, feindliche oder bedrohliche Arbeitsumgebung schafft, sowie jegliche Form von Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung sowie psychischer und körperlicher Gewalt.

3.2. VERBOT VON KINDERARBEIT

Wir lehnen jegliche Form von Kinderarbeit ab und wir beachten die im jeweiligen Land geltenden gesetzlichen Anforderungen an das Mindestalter für eine Beschäftigung.

3.3. VERBOT VON ZWANGSARBEIT

Wir lehnen jegliche Form von Zwangsarbeit ab, einschließlich Sklaverei und Menschenhandel.

3.4. ARBEITSZEIT

Die Arbeitszeit darf die jeweils gesetzlich festgelegte Höchstzahl an Stunden nicht überschreiten.

3.5. ENTLOHNUNG

Die AVANTEL-Mitarbeitern gezahlte Vergütung hat allen einschlägigen lokalen Gesetzen zur Entlohnung zu entsprechen, einschließlich Gesetzen zum Mindestlohn

4. UMWELT UND ARBEITSSICHERHEIT

Unsere Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer sowie für die Auswirkungen, die unsere Tätigkeiten auf die Umwelt haben, sind für uns von herausragender Bedeutung.

4.1. ARBEITSSICHERHEIT UND UMWELTSCHUTZ

Ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld trägt zur Steigerung der Qualität unserer Dienstleistungen und zur Motivation unserer Mitarbeiter bei. Das oberste Ziel der Arbeitssicherheit ist es, die Sicherheit und Unversehrtheit der Beschäftigten an ihren Arbeitsplätzen zu gewährleisten. Zu diesem Zweck hält AVANTEL alle gesetzlich vorgeschriebenen Vorsichtsmaßnahmen zur Schaffung eines sicheren Arbeitsplatzes ein.

4.2. UMWELTSCHUTZ

Wir legen großen Wert auf Innovation und Nachhaltigkeit. Dies bedeutet eine ständige Optimierung von Technologien in Hinblick auf verantwortungsvolles Ressourcenmanagement, Verhinderung von Umwelt Beeinträchtigungen und ständiges Streben nach neuen Umweltschutzpotentialen.  Zusätzlich ist jeder von uns dafür verantwortlich, die Umweltbelastung durch umweltbewusstes Handeln bei der täglichen Arbeit zu verringern.

5. FAIRES GESCHÄFTSVERHALTEN

Wir sind überzeugt, dass wir aufgrund der Qualität unserer Dienstleistungen Geschäft gewinnen. Wir bedienen uns keiner unfairen oder rechtswidrigen Maßnahmen, um am Markt erfolgreich zu sein.

5.1. FAIRER WETTBEWERB

Wir verpflichten uns zu fairem Wettbewerb und befolgen die internationalen und lokalen Wettbewerbs- und Kartellgesetze. Absprachen, Vereinbarungen oder abgestimmtes Verhalten, das eine Einschränkung des Wettbewerbs bezweckt oder bewirkt, sind verboten. Mitbewerbern werden keine wettbewerbsrelevanten Informationen mitgeteilt (z.B. Preisinformationen, Kosten, Marktstrategien, Verkaufsbedingungen). Wir achten darauf, zu welchen Themen wir uns mit Geschäftspartnern, insbesondere Wettbewerbern, austauschen und auf welche Weise wir Wettbewerbsinformationen erlangen. Selbst beiläufige, informelle Gespräche können gegen Kartellrecht verstosen. Daher ist selbst der Anschein von wettbewerbswidrigem Verhalten zu vermeiden, das insbesondere bei Wettbewerberkontakten entstehen kann.

5.2.1. KORRUPTIONSVERBOT

Wir halten alle lokalen und internationalen Gesetze ein, die korrupte Geschäftspraktiken im Umgang mit Dritten (Amtsträgern und Unternehmen der Privatwirtschaft) verbieten. AVANTEL toleriert keinerlei Korruption. Transparente und korrekte Geschäftsbeziehungen sind Pflicht und immer möglich. Wir bestechen nicht und lassen uns nicht bestechen – weder direkt noch indirekt über Dritte. Schon der Anschein von unangebrachtem Handeln ist zu vermeiden. Umgekehrt darf kein AVANTEL-Mitarbeiter seine Stellung oder Rolle im Unternehmen nutzen, um persönliche Vorteile zu verlangen, anzunehmen oder zu erhalten.

5.2.2. ANGEBOT UND ANNAHME VON ZUWENDUNGEN

Zuwendungen in Form von Geschenken, Einladungen zu Bewirtungen oder zu Geschäfts- oder Unterhaltungsveranstaltungen, die Entscheidungen von Geschäftspartnern beeinflussen können, können als Korruption und somit als Verstoß gegen Strafgesetze angesehen werden. Schon der Eindruck von potenzieller Einflussnahme ist zu vermeiden. Zuwendungen dürfen daher nur gegeben oder empfangen werden, wenn sie im Einklang mit den lokalen Gesetzen sowie AVANTEL-internen Regeln stehen, insbesondere wenn sie:

▶ angemessen bezogen auf den Wert, die Stellung des Empfängers und die Umstände der Zuwendung sind (als typische Kriterien, die bei der Prüfung der gesetzlichen Anforderungen herangezogen werden),

▶ mit branchenüblichen und angemessenen Geschäftspraktiken vereinbar sind (sozial adäquat); Zulässig ist es, Gelegenheitsgeschenke von geringem Wert sowie angemessene Einladungen zu Bewirtung und Geschäftsveranstaltungen anzubieten und anzunehmen.

5.3. INTERESSENKONFLIKTE

Für uns ist es sehr wichtig, dass unsere Geschäftsaktivitäten und -entscheidungen nicht in einem Konflikt zwischen unseren privaten Interessen und den Interessen von AVANTEL stehen. Solche Interessenkonflikte sind nicht automatisch verboten. In jedem Fall müssen sie transparent gemacht werden, indem sie dem Management zur Kenntnis gebracht werden, um zu einer Lösung zu gelangen. Wenn der Interessenskonflikt mit den AVANTEL-Interessen unvereinbar ist, gilt er als verboten und muss beseitigt werden. Typische Interessenkonflikte, bei denen wir – auf eigene Initiative – eine vorherige ausdrückliche Zustimmung einholen müssen, sind z.B.:

▶ Bezahlte Nebentätigkeiten (angestellt oder selbständig),

▶ Geschäftsbeziehungen von AVANTEL mit Familienangehörigen/Verwandten oder Freunden, und

▶ Beteiligungen an anderen Unternehmen oder Mitgliedschaft in deren Leitungsgremien.

Die Interessen von AVANTEL werden geschädigt, z.B. wenn es sich um eine Nebenbeschäftigung für ein Unternehmen handelt, welches im Wettbewerb mit AVANTEL steht. Hierdurch wurden die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen gegenüber AVANTEL beeinträchtigt.

5.4. GELDWÄSCHEBEKÄMPFUNG

Wir befolgen alle Gesetze zur Verhinderung von Geldwasche. Wir müssen stets aufmerksam sein und verdächtige Finanztransaktionen, insbesondere Bargeldzahlungen, oder sonstige Verhaltensweisen, bei denen der Verdacht besteht, dass aus Straftaten stammende Gelder erhalten wurden, sofort der Geschäftsführung melden.

6. UMGANG MIT INFORMATIONEN

6.1. VERTRAULICHE INFORMATIONEN

Wir geben keine Geschäftsinformationen preis, die nicht bereits öffentlich bekannt sind. Informationen werden als vertraulich behandelt und nicht gegenüber unberechtigten Personen offengelegt, es sei denn dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Dieser Grundsatz gilt auch für vertrauliche Informationen unserer Kunden oder anderer Geschäftspartner. Die Vertraulichkeitspflicht bleibt auch dann bestehen, wenn die zugrundeliegende Geschäftsbeziehung bzw. das Beschäftigungsverhältnis beendet ist. Die direkte oder indirekte Verwendung vertraulicher Geschäftsinformationen zum persönlichen Vorteil, zum Vorteil Dritter und/oder zum Schaden der AVANTEL, ist verboten.

6.2. INFORMATIONSSICHERHEIT

Das Informationssicherheitsmanagementsystem muss der stetig wachsenden Zahl möglicher Angriffe, sowohl von innen als auch von außen, und den hiermit verbundenen wachsenden Risiken effektiv entgegenwirken.

Informationssicherheit (d.h. verhindern, dass vertrauliche Informationen ohne Berechtigung zugänglich sind) liegt nicht nur in der Verantwortung der Führungsebenen. Wir alle und die von uns beauftragten externen Dienstleister tragen Verantwortung für die Informationssicherheit – in unserem bzw. ihrem Tätigkeitsbereich. Wir alle haben die Pflicht, einen hohen Grad an Informationssicherheit – angepasst an die jeweiligen Anforderungen und Entwicklungen – bei allen Tätigkeiten sicherzustellen.

6.3. DATENSCHUTZ

AVANTEL achtet die Privatsphäre der Mitarbeiter und Geschäftspartner und weiß, dass langfristige Beziehungen auf Vertrauen aufgebaut sind. Deshalb schützen wir das Recht auf Datenschutz jeder einzelnen Person. Betroffene Personen können selbst entscheiden, ob sie ihre persönlichen Daten offenlegen und wie diese verarbeitet werden. Unsere Nutzung personenbezogener Daten ist transparent. Außerdem sind Mitarbeiter und Geschäftspartner jederzeit dazu berechtigt, zu entscheiden ob und wie ihre persönlichen Daten genutzt oder verarbeitet werden, es sei denn eine Verarbeitung ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder zur Erfüllung der Geschäftstätigkeit von AVANTEL erforderlich. Persönliche Daten werden nur im Einklang mit den entsprechenden Gesetzen und internen Regeln erhoben, verarbeitet und genutzt.

6.5. KOMMUNIKATION IN DER ÖFFENTLICHKEIT

Offizielle Stellungnahmen für AVANTEL dürfen nur von Mitarbeitern mit entsprechender Befugnis abgegeben werden. AVANTEL respektiert das Recht auf freie Meinungsäußerung. Jedoch muss jeder AVANTEL-Mitarbeiter sicherstellen, dass seine öffentliche Äußerung dem Ansehen von AVANTEL nicht schadet. Wenn wir privat unsere Meinung äußern, ist unbedingt klarzustellen, dass sie unsere eigene und nicht die von AVANTEL ist.

6.6. ORDNUNGSGEMÄSSES FÜHREN VON AUFZEICHNUNGEN

Wenn wir Informationen aus Unternehmensaufzeichnungen (z.B. elektronischen Systemen) verändern, fälschen oder unterdrücken, kann dies betrügerisches Verhalten darstellen – sei es zum eigenen Vorteil oder zu dem von anderen. Dies kann zum Verlust bzw. zum Schaden von AVANTEL-Vermögenswerten und -ressourcen führen. Bei AVANTEL verhindern wir Betrug, in dem wir alle Geschäftsinformationen, -daten, -transaktionen und -tätigkeiten immer präzise, vollständig, rechtzeitig und wahrheitsgemäß aufzeichnen und erfassen, ob in schriftlicher oder elektronischer Form.

7. UMGANG MIT BETRIEBLICHEM UND GEISTIGEM EIGENTUM VON AVANTEL

Alle Sach- und immateriellen Vermögenswerte, Eigentum (einschließlich geistigem Eigentum) und Ressourcen („Eigentum“) von AVANTEL sind mit Sorgfalt zu behandeln und müssen vor Verlust oder Missbrauch geschützt werden, um schweren Schaden für AVANTEL zu vermeiden. AVANTEL-Eigentum darf nur zum Zwecke der Geschäftstätigkeit von AVANTEL eingesetzt werden. Privatnutzung muss vorab genehmigt sein. Das Eigentum Dritter, insbesondere das geistige Eigentum, darf nur mit Berechtigung verwendet werden. Die Privatnutzung von Eigentum Dritter ist verboten.

8. STEUERN

AVANTEL übernimmt die Verantwortung für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten. Zu diesem Zweck befolgt AVANTEL das lokale Steuerrecht in den Ländern, in denen wir tätig sind. Auch hier trägt jeder von uns zur Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Regeln in diesem Bereich bei.

9. EINHALTUNG DES VERHALTENSKODEXES

Jeder von uns und insbesondere diejenigen von uns in Führungspositionen übernehmen persönliche Verantwortung für die Einhaltung des Verhaltenskodex und dafür, dass Verstöße gegen den Verhaltenskodex angesprochen und gemeldet werden.

9.1.1. VERANTWORTUNG DER MITARBEITER

Alle AVANTEL-Mitarbeiter sind angehalten, den AVANTEL-Verhaltenskodex zu befolgen und dessen Grundsätze als für die tägliche Arbeit verpflichtend zu betrachten.

9.1.2. VERANTWORTUNG DER FÜHRUNGSKRÄFTE

Da vorbildliches Verhalten einer unserer Grundwerte ist, sind AVANTEL-Führungskräfte auf allen Ebenen dazu verpflichtet, diesen Verhaltenskodex entsprechend vorzuleben und sicherzustellen, dass er in ihrem Verantwortungsbereich eingehalten wird. Alle Führungskräfte haben dafür Sorge zu tragen, dass ihre Mitarbeiter über die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes informiert sind und es ihnen möglich ist, sich in der täglichen Arbeit rechtmäßig und im Einklang mit diesem Kodex zu verhalten.

9.2.1. MELDEPFLICHT DER VERSTÖSSE

Wenn wir einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex bemerken, sind wir verpflichtet, diesen zu melden, um Schaden von AVANTEL, Mitarbeitern und Geschäftspartnern abzuwenden.

9.2.2. DIREKTE MELDUNG

Allgemein ist der direkte Vorgesetzte der erste Ansprechpartner für Fragen zu diesem Verhaltenskodex oder einem möglichen Verstoß gegen diesen. Wo die Umstände dies nicht zulassen, sollte der Geschäftsführer angesprochen werden.

9.3. UMGANG MIT GEMELDETEN VERSTÖSSEN

Die oben genannten Ansprechpartner sind verpflichtet, entsprechenden Hinweisen mit der notwendigen Sorgfalt nachzugehen. Wird ein hinreichender Anfangsverdacht für einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex festgestellt werden alle eingehenden Hinweise grundsätzlich vertraulich behandelt. AVANTEL schützt Mitarbeiter, die ihre Meldung im besten Gewissen und nach bestem Wissen abgegeben haben, mit allen möglichen Mitteln gegen mögliche Nachteile, die aus der Meldung resultieren können. Dies gilt jedoch nicht bei einer Selbstanzeige. In diesem Fall wird der Umstand der freiwilligen Offenlegung jedoch angemessen zugunsten des Mitarbeiters berücksichtigt.

9.4. VERSTÖSSE UND SANKTIONEN

Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses ebenso wie eine strafrechtliche Verfolgung und Schadenersatzforderungen zur Folge haben.